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外贸的初恋故事-祝福你我他

楼主#
更多 发布于:2013-09-10 17:39
我要讲的是我的第一个外贸订单   因为是第一个  所以会存在很多问题  希望对大家也有一点点帮助
在这个订单之前,我花了好几个月的时间在生产车间,熟悉产品,也专门搜集了解了一些行业词汇,同时自己也是商务英语专业,对于商务知识还是有所了解。也协助跟踪了工厂的两个外单,这些都为自己的第一个订单提供了条件。
所以大家开始做外贸 不了解行业知识不要紧用心学习很快就可以上手,最好的途径就是向生产车间的负责人以及工人了解情况  ,这个很有效 。如果怕遗忘   记下来就最好了  。还有一些关于商务的知识  可以上网或者通过书籍来弥补一下   加上一两个订单的实践   就很快可以上手 。


客人在阿里旺旺找到我,说有产品要做,需要了解一些公司的信息,比如说规模,包括厂房面积,工人人数,机器设备等等
对于工厂信息。其实有时候我们挺为难很多方面的原因比如说工厂很小,设备不多啊。 在提供了以上信息之后,客人第二天就带着产品资料来看厂。我很忐忑 因为自己工厂没什么大的设备。刚好我们工厂后面有一家五金厂 而且厂房一模一样   有个价值百万的数控冲床 ,就跟这个老板协商好几个客户看到那个庞然大物后眼睛就亮了。 查看原文细节花了好几个小时的时间,工厂也很给力 全力配合。因为产品很复杂 还涉及到电路之类的报价花了不少时间 ,价格也拉锯了几次 。最后双方在僵持了一天后都做出了让步 达成合作意向 ,客户要货很急 我们有设备 有专业负责电路的人。  
刚刚说到的那个订单,大家在和客户的沟通过程中多种方式并用,你就把客户的联系方式尽可能要多几个 ,这个不行试那个  
我这个是指有意向的客户噢  ,拨打之前做好做一些准备。和客户接洽过程中,多种方式并用,这样既提高了沟通的效率,也提高了成交的可能性。比如说,有个工艺客人不明白,你也表述不清,你就可以用PPT结合图片文字说明。有时候为了快速取得进展,博得信任,电话是不错的选择。

其实在确认最终样板颇费周折(产品涉及到复杂电路连接),因为客人自己不了解电路走向以及可接可拆的形式,也因为产品很复杂,语言表达不清,最后尝试了几种方法后解决了问题:1. 照片 2. 文档图文比较 3. PPT 4.演示视频。
最终的样板确认完后,我们收到了客户从国外寄来的样板,发现有一个地方可以改善,提高架子的稳定性,主动提出后得到了客人的肯定。所以大家在订单跟进过程中 要主动一些  在客人不是很了解产品属性或者功能,但是想按照自己的意思来做的情况下,并且这样做会有一些弊端,你一定要指出,告诉客户这样做会产生什么后果,再提供一些可行的建议。

客户要货很急,在确认样板后还不到一个月就要出一个40高柜,而且产品很复杂!工厂在收到定金后就开始马不停滴的生产。在货物完成了一半的时候,工厂发现了一个之前没注意的问题!经仔细核对,发现这个问题是因为客人提供的施工图错误,导致冲孔移位!在制作样板过程中,我们没发现,客人也没留意!(我们是在确认生产后才收到客人的样板)订单金额不小,工厂很紧张,所有生产急刹车!
只能赶紧跟国外的客人沟通,用上了所有的沟通工具,尤其是电话。当然,沟通之前,我们想出了折中的补救方法,既不影响使用,又不影响产品美观度。沟通过程中中,也提供了导致失误的图文证明。
所以 1. 生产或者产品出现问题时,一定要先想好对策才去和客人沟通,避免被动!最好是几种方法! 通过比较、筛选等方法让客人自己排除,肯定其中一种。最好自己主动提出问题所在,不要等到客人发现,再采取措施。这样很危险,也容易产生矛盾
如果发现客户提供的文件或者样板有明显的错误,而自己工厂又不能确定,要及时和客户确认,千万不要自己拿主意,不然出现问题,要承担相应责任!
在客人下单生产后,一定要和客人保持联络,及时汇报生产进度,比如说进行到哪一步,接下来是什么In this period, we are producing……And the next step will be,,拍一些正在生产他的产品的照片,这样让客人很放心,有安全感。在熟练掌握自己的产品知识后,做业务最主要的是让客户有安全感!

客人了解情况后,与其工程师确认,承认了自己方面的失误,接受了我们的补救方法。一度中断的生产又开始机器轰鸣。
在此期间,我不断奔走在各个生产流程中,仔细查看产品细节,确保货物是按照客户签字的样板来生产,因为这个订单出货时有第三方质检公司来验货!(如果工厂比较小,没有QC,一定要自己亲自去把关产品质量!)
倾尽人力加班加点,所有的办公室的人员全部在生产车间加班。最后几天还加班到了晚上十二点,正因为如此,我成了别人诅咒的对象!正是快过年的时候,大家这样的强烈反应也能理解。这是无可奈何的,没有他们的力量,就不能按期完成订单,
因为根据合同,会有总金额的5%滞期罚款!这个百分比客户最开始要求10%,我们这边没接受,双方让步之后5%)。
这个订单有第三方质检公司  也有滞期罚款噢!  包装方面是按照客户的要求安全包装。一个产品根据不同的部分,拆分成了6个包装!订单涉及到好几家公司,贸易公司、终端客户、指定货代、我们自己的货代以及自己工厂!

让当时对海运知识知之甚少的我一头雾水!甚至不知道packing list 是该写整套的还是按照分开包装的来,一大堆问题!如热锅上的蚂蚁,急得团团转!所以当时快崩溃了  幸运的是当时有两个很friend的货代不厌其烦解说流程,帮我分解那些对我来说错综复杂的关系,划分责任范围。再加上自己利用网络,搜索解决办法。总算是搞定了一系列的海运资料!客户聘请了第三方质检公司来检测货物质量。验货环节真的让我难过了一把!难过得在那人面前哭起来了,现在想想,很丢人呢!
一是订单有三十多万二是时间真的是太紧张了 万一质检不过关滞期罚款不说还要重新搞损失更大。

我当时真怕那样,确实也快那样了!  我们报的是FOB价格,客户指定货代。即将出货,还没有收到客户的70%余款!这是一个很严重的问题!经过与客户一系列的周旋,冒险发货!当时的采取的措施是,跟客户说按照公司规定,没收到货款,不能出货!客户要求我们按时装柜,既是因为高额罚金,也是因为货柜已经安排妥当!我们表面没答应,实际上在装柜,没让客人知道!
(注意,拖车报关是我们自己的货代来处理的,所以这一环节的保密性让我们赢得了到账需要的宝贵时间)在装完柜的两个小时之内,我们收到了余款,欢呼雀跃!有惊无险!)
所以收取尾款的时候要提前给客户打预防针!让他知道,按照公司规定,没付款就不能发货!比如说你可以在快完货的时候拍一些大货的照片给客人(尽量拍到客人自己的logo)告诉他货物已经快做完了,接下来是怎样安排的。

宝贵的经验:
1.如果文件过大,不能发邮件,可以通过Skype在线传输,也可以通过中转站来接收,比如说www.transferbigfiles.com  
这个文件中转站很好用  大家可以试试  很多大的文件能在线传输最好,时差不同就中转  
2.客户收到报价不回很正常 ,大家有根据判断把客户分类对症下药.  
比如说 贸易类的 终端客户等等分类后跟进起来就有针对性
3.在和客户沟通过程中,要尽量避免主观性,这样容易取得客户的信任。
比如尽量用our, us, our company代替I,me等主观性的人称代词。特别是涉及到了很专业的知识的时候,要用工厂有影响力的关键性人物说话,比如说,our factory director, our engineer, my manager, my boss等等,
4.客户提条件 你不能一味妥协 也要提条件 ,这个用起来还不错 。客户说 价格太高了 ,你就说我们还有价格低一点的。  只不过 是在结果和材料上略有变动等等 ! 客户说 定金比例高了, 你就说 按照公司规定 。或者说 我们以前收其他客户的都是多少多少,因为想跟你合作我们做出了让步让客户有赢的感觉。  那么事情就很好办了  ,要学会找漂亮的借口。  
你可以这样说“It’s no problem for us to make it as your requirements, but it has some disadvantages, such as…… Our engineer advices……This solution can avoid…… But still get the same effect.”这样客户会觉得你在很认真的帮他做出正确的选择

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1条评分, 铜币 +5
  • 包大人
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    优秀文章,支持
    2013-09-12 16:03
喜欢17 评分1
Guangzhou Hechang Display Supplier Co., Ltd Creativity is the backbone of our business Contact Person: Smile Skype: sususmile20 Tel: +86-20-28600939 Mobile: +86-13697449240 Main Products: Metal Display, Cardboard Display and acrylic Display
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沙发#
发布于:2013-09-11 10:36
看了smile 的帖子 真是的有感悟 任何经验都是从备受折磨的订单中来的  加油 积累的越多 以后就越顺利
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gstent
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板凳#
发布于:2013-09-12 09:52
分析的不错
Gaoshan tent, a good solution of temporary construction
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地板#
发布于:2013-09-12 09:56
加油
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地下室#
发布于:2013-09-12 10:07
和我的经历有点像,我是做了外贸3年后又转行,然后又做外贸的,转行到现在的公司,由于之前没有走过海运,公司又没人教,完全是靠自己摸索。现在总算熬出过来了~~
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下水道#
发布于:2013-09-12 10:09
顶一下
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地下城市#
发布于:2013-09-12 10:43
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地核#
发布于:2013-09-12 12:03
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地心#
发布于:2013-09-12 16:03
优秀文章,支持
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cnfmart
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9重天#
发布于:2013-09-12 17:26
外贸都是全能型的啊
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cn220156581
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10楼#
发布于:2013-09-16 10:29
加油,楼主真棒。
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cnzbcbm
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11楼#
发布于:2013-10-26 10:29
trtrhtrhtrh
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